ロジスティクス・レビュー

第104号配送センター管理システムの運用事例~ITが実現する見えるセンター管理の実際~(2006年7月20日発行)

執筆者 坂井 哲
株式会社サカタロジックス マネジャー
    執筆者略歴 ▼

  • 略歴
    • 1973年 福井県鯖江市生まれ。
    • 1999年 サカタ産業株式会社入社。
    • 2004年 株式会社サカタロジックスへ出向。
    • これまで、大手電子部品メーカー様における新規物流センター立上げ(2005年)を担当するなど、物流現場での経験が豊富。
      現在、株式会社サカタロジックスにおいて営業担当マネジャーに就任し、お客様への提案活動などを実施。
      現在に至る。

*第11回 サカタグループ ワークショップ 講演をもとに編集

目次

  配送センター管理システムの運用事例、ITが実現する見えるセンター管理の実際という表題で始めさせていただきます。
  ではまず始めに、本日お話したいことを簡単に説明します。
  まず、サカタグループの紹介ということで、弊社の業務概要について説明させて頂きます。2番目に、弊社がこれまで様々な商品を取り扱った経験に基づいて、配送センターを管理するとはどういうことなのか、課題はどういったことがあるのか、どのように改善をしていくのかをご説明します。3番目として、弊社による物流管理システムの全体像を紹介し、WMS・TMSの概要についてご説明いたします。
  これらの事項を踏まえた上で、配送センターの管理システムについて、弊社の営業所を例に、電子部品業界における配送センター管理システムの運用事例を紹介いたしまして、最後に全体のまとめについてお話しをさせて頂きます。どうぞ宜しくお願い致します。

1.はじめに

  まず、サカタグループの紹介ですが、大きく分けてソリューション・アウトソーシング・人材プロデュースという3つの事業を行っています。それぞれのグループ会社がありまして、それぞれが3つの事業を担当しています。
  次に、サカタグループの特徴ですが、物流業を行っている会社であり、特に多頻度小口物流を得意としていることが挙げられます。
  これまで、化粧品・トイレタリー・電気電子部品・医薬品の物流を手がけてきていますが、今回はその中の電子部品メーカーの事例についてご紹介します。

図1.サカタグループネットワークとグループ会社(http://www.sakata.co.jp


2.配送センターの管理とは

  電子部品、化粧品、医薬品、トイレタリー等の様々な業界の取り扱い経験をもとに、配送センターの管理とはどのようなことを管理すれば良いのかについて、以下に記載します。

(1) 在庫管理
 在庫管理においては、倉庫内の在庫をアイテム別/ロット毎に正確に把握し、管理を行います。また、場合によっては単品管理・シリアル№管理をします。あわせて先入先出しを管理します。
(2) 輸配送管理
 これについては、出荷の単位・受注番号の単位で輸配送を管理するということがまず挙げられます。2番目に、最適な輸配送業者の選択。3番目に、状況に応じて輸配送業者の選択・手配が挙げられます。2番目と3番目はよく似ていますが、3番目は個別に急な顧客要望によって商品をどうしても本日中に届けなければならない、といったことが発生した時などを指します。4番目に運賃を計算して輸配送コストを管理することが項目として挙げられます。
(3) 履歴管理
 例えば、入荷に関する履歴とか、倉庫内での荷動き、出荷に関するステータス/履歴(Ex. どのロケーションからピッキングしたのか)、そういったことを管理することが、履歴を管理する、ということになります。
(4) その他の管理
 その他の管理項目として、物流に関わるコストを把握することが挙げられます。コストを分析し低減するには、どこにボトルネックがあるのか、もっと改善できるところはないかということを把握することが必要になりますので、正確に把握、管理することが必要です。
 2番目に、各種問い合わせへの対応が挙げられます。本日のお話のポイントになるところですが、顧客からの問い合わせに対して、迅速に対応することは非常に重要です。配送センターの管理においては、この問い合わせに迅速に対応できること、必要な情報を管理することが、昨今の流れとして非常に重要であると考えております。
(5) 物流管理情報の流れ
 情報の流れは、大まかに次の3者間で成り立っていると考えています。1者はメーカー、もう1者はメーカーの物流を担う配送センター、最後の1者はメーカーの顧客・ユーザー/納品先である、特約店・代理店・エンドユーザーです。この3者間の中で問い合わせの流れがあり、物流管理情報の開示や提供が行われているという図がこちらです。ここでは、電子部品業界における一般的な問い合わせ例として記載しています。

図2.物流管理情報の流れ

  配送センター管理の中で何が一番大切なのかといいますと、各種問い合わせにスムーズに対応できることです。わかりやすい例として、例えばその商品・部品がないが為に、ユーザーが損失を出すということがあり得ます。こういった事の原因には、欠品や誤配、遅配などが挙げられますが、様々なトラブルに対して1分1秒でも早く対応することによって、顧客の信頼を得ることが可能になり、ひいては、メーカーが競合他社に対して競争力をつけていくことになるのです。

3.配送センターの管理における課題

  配送センター側、特に物流の課題ということで、電子部品業界における課題について述べます。
  まず1点目として、営業マンが物流業務(配送の部分)を行うケースがあります。これは顧客に次の商品を受注する為に自分で商品を持っていくことであり、営業の立場からすると当然のことですが、結果的に新規の顧客を獲得する為の営業を行う時間が圧迫されるという問題が発生します。
  2点目は、営業マンが各々の判断で都度出荷を行うことがあることです。つまり、顧客/エンドユーザーの都合に合わせて、オーダー締め時間以外に商品を出荷することにより、社内での在庫管理のルールが曖昧になってしまいます。システムによる受注処理を通さずにマニュアルで出荷する場合、往々にしてシステム在庫と現物在庫が合わない原因ともなります。
  3点目としましては、顧客、特に代理店のニーズが非常に多種多様で、個別の対応を行う事でどうしてもその分人件費・工数がかかってしまい、物流費の増加につながりやすいということが挙げられます。
  最後に4点目ですが、顧客からの問い合わせへの対応について、正確な状況や情報を得るまでに時間がかかる場合があります。特に、シリアル№・個別管理・単品管理を実施している場合の負担が非常に大きく、負荷が大きいということは、すなわち人件費が増大することにつながってしまいます。
  その他、受注業務の簡素化や在庫管理の厳密化、先入れ先出しの徹底、出荷ミスの低減等が、メーカーの共通の課題として挙げられると考えております。

4.営業と物流のバランス

  営業と物流におけるサービスとコストのバランスのなかで、様々なケースにおいてメーカーの営業担当者の考え方と物流担当者の考え方には相違があります。ではどのような相違があるのでしょうか。以下に一般的な5つの例を挙げてみましょう。
  まず1番目に、メーカーの営業担当者の考え方として、顧客毎のニーズ(Ex. 翌日午前必着等)に基づいて、輸配送業者を振り分けたい、個別に対処したいという要望があります。ではそれに対して物流担当者はどのように考えるのでしょうか。一般的に輸配送業者の出荷ボリュームが大きいほど配送コストが安くなるので、なるべく同じ輸配送業者を使用したいと考えるでしょう。これは、物流担当者にとって当然なことだと思います。これに対する解決策ですが、顧客毎のニーズを取り纏めて、顧客毎にサービスレベルを決定し集約することが方法として考えられます。一言で言うと簡単ですが、様々な意見を取り寄せて、それを取り纏めることが肝要です。
  2番目としては、営業担当者からすると納品/配送リードタイムは短いほど良いものです。しかし、リードタイムが短い航空便などは料金が高くつくために、なるべく路線便を使用したいという、相反した考えがあります。これについても、前述のように顧客毎にサービスレベルを決定することが必要ですが、これらは両方ともメーカーの競争力という部分に直結しており、ベンチマーキングによって比較検討を行っていくということが必要です。
  3番目としては、営業担当者からするとどんな時間(Ex. 受注締め終了後など)でも、顧客から求められた商品を届けたいということがあります。一方で、物流担当者は、受注の締めに間に合わなかった出荷の作業を行いたくないと考えるでしょう。折角標準化を行っているのに、イレギュラーな業務を行うことによりコスト増につながり、さらにシステムを通さないのだから在庫が狂う原因となるじゃないか、という考えです。したがって、該当する顧客の重要度、内容の緊急度から対応の是非を判断する必要があります。
  4番目としては、営業担当者は月末にノルマを達成しなければならないので、多少無理をしてでも受注したいという、いわゆる押し込みというものがあります。一方、物流担当者は、業務を平準化したいということで、出荷量は月間を通して平均的であることを望みます。これに対する1つの解決策としては、営業担当者が日頃から営業活動のみに集中出来る環境を作り出すことがあるのではないかと思います。つまり商物分離を推進することが挙げられると思います。
  最後に5番目ですが、営業担当者別に商品在庫を確保しておきたいという要望があります。売れ筋商品を顧客に売り込んでいく上で、商品がない状態、売れ筋ということは欠品になりやすい可能性がありますので、自分の在庫というものを確保しておきたいという意味です。これに対して物流担当者は、保管効率・作業効率・管理効率を重視したいと考えます。(勿論、営業担当者別に商品在庫を確保するという管理方法もあります)この解決策としては、営業担当者別の在庫管理を行いつつ、物流効率を確保するシステム、支援するための管理システムの導入が必要になってくるでしょう。

5.課題の解決方法/手順

以上の課題を解決する方法/手順について、5つのステップを紹介します。
  ①現状を把握すること、②問題点・課題を抽出すること、③営業と物流のバランスを考えること、④物流に関する社内ルールを策定すること、ただしルールを策定しただけではどうしても崩れやすいので、⑤具体的な課題を解決していくということ、つまりシステム化を行いルール化する、あとは省力化をするというのが、課題の解決方法/手順として必要です。
  このなかで特に営業のニーズと物流のバランスをとって、全体として最適な形を作り出すことが最も重要です。冒頭にも述べましたが、配送センターの管理は、物流のみを管理するのではなく、販売の支援を担うことも必要であり重要であるからです。
  社内での物流に関する意思統一を行い、ルールを策定する。これを支援出来るような「配送センター管理システム」を導入することが今求められていることではないかと考えています。

6.配送センター管理システムとは

(1) システムの概念図と運用事例
 こちらが弊社による配送センター管理システムの全体概念図です。電子部品メーカーの事例となっています。メーカーとその全国の支店営業所、代理店/直送先、そして私ども物流会社。これらはホストコンピュータ間でネットワーク化しデータのやりとりを行っています。

図3.システム全体概念図

(2) 入荷について
 商品の入荷は、海外のメーカー/工場・国内の工場等から入ってきます。最終的に物流センターには、国内で流通する全ての商品が入荷します。物流センターから全国に商品を配送していく流れになっています。
 データのやりとりについては、まずメーカーの方で「こういう商品が届きますよ」という情報を集積します。それを入荷予定データとして、物流センターへデータを送信します。これにより、実際に入荷した現物商品と事前入荷データ間の検品・すり合わせを行っています。実際の入荷商品の種類や数量が事前データと違っている場合、実績データをメーカーへ送信しています。
 入荷に関する運用方法では、入荷予定データの受領とパレットラベルによるパレット単位の入荷管理を実施しています。ただし実際にはバラ単位での入庫、検品が必要になります。
 では、当初入荷に関するシステム運用の中で、どのような課題があったのかについて述べます。
 まず、入荷先が複数存在していますので、それぞれ管理コードが異なっていました。バーコードの書式が異なるとか、バーコードそのものがないという事で、業務をシステムにのせることが出来ないということが1番目にありました。2番目としては、電子部品の場合品名・型式が類似しているものが多く、特にこれもバーコードが添付されていない製品に関する出荷間違いとか、荷受けに関する間違いの原因に結びつきやすかったということが挙げられます。
 これに対する解決策としては、1つにはメーカー側の努力ということになるのですが、工場やOEM先の努力・協力によってバーコード書式等を統一したことや、共通管理が可能な商品マスタを整備して、一元管理を可能としたことが挙げられます。
 2番目の解決策として、バーコード表示のない商品については、入荷時点で管理用のバーコードを印字・添付して対応しました。但し、バラ全数に添付するわけではなく、ケース単位や入荷明細単位でバーコードを添付することで現実的な作業負荷としています。
(3) 出荷について
 まず、メーカーの代理店・直送先から受注したデータが、メーカーの各営業所や支店に流れ、それが本社・オーダーセンターに集積されます。その受注データが今度は出荷データという形で物流センターに送信されます。受注締め処理のスケジュール管理により、例えば13時に締め処理を行って、倉庫内の出荷業務に取りかかります。その締め時点で在庫がシステム上から引き落とされるというルールで運用しています。
 次に出荷に関する運用方法としては、最適運送会社の組み合わせと、出荷単位別ピッキングおよびバーコード検品による出荷管理を実施しています。
 出荷に関する運用方法の中での課題についてご説明します。まず、品名・型式がよく似ており、バーコード表示もないため出荷間違いが起こりやすいということがあります。また、梱包形式が統一されていない商品の場合、事前の容積計算による個口確定が難しくなります。一つめについては、入荷時点でケース単位・入荷明細単位に商品バーコードを作成し添付することにより解決しています。2番目の課題に対しては、梱包後の容積を計算するシステムに加えて、検品時に任意に口数を変更できるシステムを採用してフレキシブルな対応を可能にしています。
(4) 在庫管理について
 在庫管理についてですが、システムによる管理項目というものを9つ記載しています。ロット管理・シリアル№管理・入荷日管理・ロケーション管理・アイテム別管理・入出荷履歴管理・倉庫内の在庫移動管理・商品マスタ管理・各種伝票手動発行の項目がこれに該当します。出荷作業が終わって、在庫の荷動きが完了した時点で、在庫報告データをメーカーへ送信しています。
 在庫管理に関する運用方法としては、日々の入荷出荷により全ての商品アイテムが動くわけではないので、その日に荷動きのあった商品についてのみ日次で棚卸しを行っています。これは運送会社への荷渡し前に行っており、もしもこの棚卸しで数量が合っていなかった時は、出荷梱包物の中身(商品または数量)が間違っていることになります。それで、その該当するアイテムがどうして間違っているのか、もしくはいったいどこに届けるものなのかをシステム的に検索して、間違った商品を見つけ出し、差し替えを実施して、正しい数量に訂正しています。
 在庫管理に関して、どういった課題があったかといいますと、まず1番目としては、部品・製品・加工品・検査品等の管理をすべてシステムにのせることは難しいということです。特に、指定されたシリアル№を在庫から抜き取る作業を管理することはシステム的にも非常に負荷が高くなります。2番目としては、同一品番でかつ生産地が異なる場合に、管理コードが全く同じであり、目視で管理する必要があります。この解決策として、まず在庫区分管理機能により、ロケーション毎に在庫区分を設定して対応しこれにより出荷の間違いがなくなりました。
(5) BTO(Build To Order)について
 一般的にパソコン業界や電子部品業界では、一部の商品に対して、顧客の要望に応じて複数の部品を指定して組み付けを行うBTO(受注生産)という方式を採用しています。
 業務フローとしては、まず部品の搬入用ピッキングリストを作成し、倉庫内の加工場に部品を搬入します。商品完成後、完成品が指示書とともに出てきます。今度は指示書バーコードをキーに出荷伝票を作成して、最終的に出荷のまとめを行って出荷するという形式をとっています。
 当初のBTOの問題点としては、まず第1に完成品の種類がどうしても膨大になってしまうという点です。様々な部品を組み合わせて完成する為に、品番管理そのものが複雑になるという点もあります。2番目に、搬入部品データと完成品出荷のデータが紐付いていなかった為に、トレーサビリティが困難でした。つまり、完成品に関する問い合わせに対して回答に時間がかかっていたのです。
 この解決策としては、加工指示書のバーコードをキーに完成品の出荷伝票を作成しました。これによってシステム上でデータがリンクすることになり、トレーサビリティが可能になりました。あわせて完成品の品番をユニークな番号に設定しました。これにより出荷管理がすべてシステム上で可能となり、問い合わせ対応がスムーズになりました。
(6) 各種問い合わせへの対応について
 配送センター管理システムの機能を利用した問い合わせへの即時対応の事例をお話しします。
 改めて問い合わせ対応に関する課題を抽出すると、まず第1として、顧客からの問い合わせについては、あらゆる情報をキーに聞かれることが多いのですが、内容によっては回答に非常に時間がかかることが挙げられます。
 2番目としては、過去に出力した帳票類の提示・再発行が必要な場合があります。例えば、納品書の控え・送り状等をFAXすることがありますが、紙ベースの書類になりますと、当然の事ながら探し出すのに非常に時間がかかります。これにより人件費のアップにつながるということがありました。
 第1番目の課題に対する解決策としては、想定している全ての情報をキーに、入出荷の履歴情報を任意に引き出すことが可能なシステムを採用し導入しました。
 第2番目の課題に対する解決策としては、過去にシステムを経由して出力した帳票については、先程の例と同じく様々な情報をキーに検索して呼び出すことが可能な仕組みを導入しました。勿論ペーパーレスに対応し、また提出方法については、PDF等で送付が可能なシステムを導入しさらに効率化することができました。
 弊社における配送センター管理システムの各種検索機能では、使用イメージを明確にして機能を選択するということが、非常に重要になっています。要するに、システムの検索機能がたくさんあるが、使う人が理解できなければ全く使えないということです。使用イメージを明確にすること、これを使用することで何が分かるのか、それを把握して選択することが重要となります。

7.総括

最後にまとめということで、本日の講演のなかで特にポイントとなる3項目についてお話しします。
  まず1番目に、配送センターの管理には、営業と物流におけるサービス、コストのバランスをとった上で、物流管理だけではなく営業支援・販売支援を行うことが求められています。
  2番目に、配送センター管理システムは物流管理以外に、営業支援が可能なシステムであることが重要になってくると考えています。
  3番目に、システムによる営業の支援とは、顧客からの各種問い合わせに対して、迅速な応答が可能な機能を持つことが必要です。勿論、迅速な応答が可能なシステムがある上で、迅速な対応を実践することが必要です。
  配送センター管理システムというのは、単に多機能であるだけではなく、使い手が運用イメージを明確に持つことが重要であるということが言えます。
  サプライチェーンマネジメントの観点からすると、物流の効率化・全体最適化ということを重要視しなければいけないということで今まで推進されてきたところがあるのですが、実際には顧客の立場にたって物事を考えて、それに合わせて効率化を行うといったシステム/仕組みの構築、および、それを利用した取り組みが非常に重要です。
  私どもは、多頻度小口物流に関する様々な業界の実務経験をもとに、今後さらに現場の使い勝手をイメージしたシステム作りと、顧客の立場に立った物流サービスを提供していきたいと考えております。

以上



(C)2006 Akira Sakai & Sakata Warehouse, Inc.


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